Hasta aquí los números fríos. Pero, ¿que hay detrás de cada jornada de atención consular itinerante? Hay, primero que nada, personas, seres humanos comprometidos con brindar un servicio en excelencia, conocimiento de sus áreas de trabajo, mucho trabajo previo y numerosas coordinaciones que pasamos a explicar.
Entre los servicios que se brindan se tiene el enrolamiento de pasaportes nuevos, emisión por primera vez y actualización de DNI, realización de actos notariales (poderes fuera de registro, cartas-poder con firma legalizada, poderes por escritura pública, certificaciones varias y autorizaciones de viaje de menor) y inscripciones de actos vitales en el Registro Civil Consular (nacimientos, matrimonios y defunciones, así como rectificaciones de actas), sólo trámites que requieren la presencia física de las personas interesadas.
A fin de mantener el orden y evitar las aglomeraciones, así como garantizar que todas las personas que se acerquen puedan realizar efectivamente su trámite y que éste no se vea frustrado por falta de requisitos, la atención de todos los trámites se hace únicamente con reservas de cita a través de unos formularios en línea.
La reserva de citas usando los formularios en línea
Para que el trámite de cada persona concluya con éxito, el Consulado necesita tener toda la información necesaria relativa al trámite, incluyendo los documentos de sustento, información que debe llegar completa y estructurada. Todo ello sólo es posible usando los formularios en línea. De no hacerlo así, o el trámite no concluye con éxito y el usuario pierde su tiempo, o, para asegurar el éxito, se entra en un intercambio fatigoso e ineficiente de llamadas telefónicas y de intercambio de correos electrónicos.
Los formularios en línea hacen que la coordinación del trámite del connacional con el Consulado sea rápido y eficiente y que se pueda aprovechar el tiempo para atender a más personas.
El trabajo de evaluación y verificación previa
En el caso particular de la realización de actos notariales y el registro de actos vitales, por ser trámites complejos, la atención al connacional no comienza cuando se inicia la primera jornada en Perugia, sino dos (2) semanas antes, cuando los funcionarios, además de la carga habitual y cotidiana de trabajo, laboran intensamente revisando la documentación de sustento de los interesados, la evalúan, toman contacto con ellos por teléfono o correo electrónico, todo con dos propósitos:
- detectar las posibles confusiones y errores; y
- asegurarse de que el acto notarial o el registro del acto vital solicitado por cada usuario concluya con éxito.
Lo mismo ocurre con los poderes por escritura pública, DNIs y pasaportes: cada reserva de cita es tratada y revisada individualmente para asegurar que el trámite concluirá con éxito. Un esfuerzo adicional que merece un sincero reconocimiento.
Así, los actos notariales, escrituras públicas y registros de actos vitales llegan al lugar donde se hace el consulado itinerante (Perugia en esta oportunidad) avanzados en un 90 %, haciendo falta solamente la firma del (la) interesado y el pago de la tarifa consular respectiva. Esto significa que cada usuario llega a la hora de su cita y puede concluir su trámite en solo 5-10 minutos para pasaportes, 10-15 minutos para DNI, 10-15 minutos para actos notariales, 15-20 minutos para registro de actos vitales y 5-10 minutos para escrituras públicas.
Mientras tanto, en Roma...
Mientras tanto, en la sede consular de Roma, la atención consular no se detiene ni se paraliza ni se reduce. De hecho, los funcionarios que no viajan se organizan para atender la misma cantidad de público que se atiende en días normales, lo cual representa otro intenso esfuerzo adicional que también merece ser reconocido.
Todo este trabajo tiene un valioso impacto en los connacionales que residen en Perugia quienes se ahorran el tiempo de viaje, el costo de los billetes de tren y las horas de permiso laboral. Si multiplicamos el monto en dinero que se ahorra cada persona, tendremos entonces una importante cifra de dinero que se ahorra la comunidad peruana en el lugar donde se hace el consulado itinerante.
En el Consulado General del Perú en Roma lo sabemos y, por eso, organizamos las atenciones itinerantes con gusto, dedicación y esfuerzo.
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